acompanhe

Nós já falamos aqui da importância de ter políticas de viagens bem definidas e expostas aos colaboradores, porém, a pandemia do novo coronavírus trouxe à tona uma questão que muitas vezes não está exposta neste tipo de documento, que é como agir em casos de imprevistos ou doenças, exemplo das infectocontagiosas. Diante deste cenário, medidas emergenciais precisaram ser tomadas.

Para evitar problemas maiores é necessário que se tenha diálogo com o colaborador que está em trânsito e que se ajuste às políticas, levando em consideração o duty of care, ou seja, o dever de cuidar que a empresa tem para com seus funcionários.

Neste sentido, trazemos até você algumas dicas com passos importantes que precisam ser tomados:

1. Critérios de segurança: muito se preocupa com a aquisição ou troca de passagens, reserva de hotéis ou outros espaços nas políticas, porém, é necessário que as mesmas também englobem itens de segurança, aos quais o colaborador em trânsito pode buscar informações. Como exemplo temos a contratação de seguro viagem; escolha por hotéis confiáveis, com localização segura; acesso a internet para casos emergenciais, dentre outros.
2. Perfil de viagens: em algumas empresas a pessoa que monta as políticas de viagem não tem o costume de viajar a trabalho, ou seja, não possui o real conhecimento das necessidades do funcionário durante esses períodos. Desta forma, é imprescindível que se converse com os funcionários para que construam políticas efetivas.
3. Atualização constante: aqui abordamos dois pontos. O primeiro se refere a atualização cadastral do funcionário, com todos os dados importantes, desde tipo sanguíneo até contato de emergência. O outro ponto se refere a atualização das políticas. Muita coisa pode mudar de um ano para outro, então elas precisam estar alinhadas com os cenários reais.
4. Informações centralizadas: este caso é primordial para empresas nas quais os próprios funcionários realizam a aquisição das viagens. Isso porque, se as informações não estiverem localizadas em um local único a empresa terá dificuldade de encontrar com qual companhia aérea foi o voo, em que hotel o funcionário está hospedado, qual o roteiro da viagem, se ficaria apenas em uma cidade ou precisaria passar por outras, em que dias seria esse translado, enfim, as possibilidades são inúmeras.
5. Planos de ação pré-definidos: ao final de cada viagem conversar com o funcionário que esteve em trânsito para entender como foi o processo e que dificuldades o mesmo encontrou. Essas respostas precisam ser compiladas em um plano de ação e expostas aos demais funcionários. Assim todos tomam ciência do que pode acontecer e como deve ser o seu comportamento diante da situação. Esta atitude deixa todos mais confortáveis e preparados para futuros problemas.

Para finalizar, podemos dizer que o essencial é dar apoio ao funcionário que está em viagem. Ele estará passando por momentos difíceis e precisará do suporte da empresa para resolver todos os problemas e poder retornar em segurança. São situações complicadas, mas que precisam de calma e tranquilidade para solucionar.

Está com dúvidas em como proceder na sua empresa? Entre em contato que nossa equipe vai ajudar você e sua empresa a buscar os melhores caminhos.